POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ZAPFLOOR SRL

 

1. Introduction

La présente Politique de Confidentialité s'applique à la Plateforme Zapfloor disponible via : https://app.zapfloorhq.com/login (la "Plateforme") et à l'Application Logicielle de Gestion des Visiteurs (l'"Application") appartenant à :

Zapfloor SRL

Van immerseelstraat 66

2018 Anvers (Belgique)

Numéro d’entreprise: BE 0639.786.759

Ci-après “Zapfloor” ou “nous”.

La Plateforme et/ou l'Application ont fait l'objet d'une licence accordée au "Bailleur" (tel que défini ci-dessous).

 

La Plateforme

La Plateforme est une solution SaaS qui permet au Bailleur d'un centre d'affaires, d'un espace de coworking, d'un espace de travail flexible, etc. (le "Bailleur") de louer (une partie de) ces espaces à des locataires et de gérer et centraliser tous les processus liés à ces espaces et aux locataires via la Plateforme.

Si vous êtes locataire (d'une partie) de l'immeuble, le Bailleur reste donc le Responsable du Traitement de vos Données à Caractère Personnel. Zapfloor, en tant que Sous-Traitant, ne Traitera vos Données à Caractère Personnel qu'au nom du Bailleur et selon ses instructions. Cela signifie que le Bailleur est responsable de vous fournir des informations sur la manière dont vos Données à Caractère Personnel sont Traitées. Pour savoir comment le Bailleur Traite vos informations en général, veuillez contacter le Bailleur.

Les Données à Caractère Personnel Traitées par Zapfloor sont soit (i) des Données à Caractère Personnel entrées dans la Plateforme par l'utilisateur lui-même ; (ii) les Données à Caractère Personnel fournies par le Bailleur ; ou (iii) les données provenant de tiers autorisés par le Bailleur. Zapfloor pourrait éventuellement Traiter des Données à Caractère Personnel supplémentaires à la demande du Bailleur.

 

L’Application

L'Application est un logiciel par lequel (i) le Bailleur du bâtiment peut recueillir des informations sur tous les visiteurs du bâtiment, (ii) le locataire de (une partie de) l'immeuble peut recueillir des informations sur ses visiteurs uniquement.

Si vous êtes un visiteur du bâtiment, le Bailleur reste donc le Responsable du Traitement de vos Données à Caractère Personnel. Zapfloor, en tant que Sous-Traitant ultérieur, ne Traitera vos Données à Caractère Personnel qu'au nom du Bailleur et selon ses instructions. Cela signifie que le Bailleur est responsable de vous fournir des informations sur la manière dont vos Données à Caractère Personnel sont Traitées. Pour savoir comment le Bailleur Traite vos informations en général, veuillez contacter le Bailleur.

Les Données à Caractère Personnel Traitées par Zapfloor sont soit (i) entrées dans l'Application par le visiteur lui-même ; (ii) les Données à Caractère Personnel fournies par le Bailleur ; ou (iii) les données provenant de tiers autorisés par le Bailleur. Zapfloor pourrait éventuellement Traiter des Données à Caractère Personnel supplémentaires à la demande du Bailleur.

Zapfloor estime que la protection de la vie privée est de la plus haute importance et souhaite vous permettre - en tant qu'utilisateur de la Plateforme ou de l'Application - de vous informer sur ce qu'il advient de vos Données à Caractère Personnel et de votre vie privée sans préjudice des obligations du Bailleur, qui est responsable de vous fournir toutes les informations nécessaires.

Tous les termes en lettres majuscules qui ne sont pas définis dans la présente Politique de Confidentialité ont la signification qui leur est attribuée dans le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du Traitement des Données à Caractère Personnel et à la libre circulation de ces données et abrogeant la Directive 95/46/CE ("Règlement Général sur la Protection des Données" ou "RGPD").

En utilisant la Plateforme ou l'Application, en divulguant vos Données à Caractère Personnel, ou en acceptant cette Politique de Confidentialité, vous acceptez expressément la manière dont Zapfloor collecte et Traite vos Données à Caractère Personnel comme décrit dans cette Politique de Confidentialité.

2. Qui Traite vos Données à Caractère Personnel et comment pouvez-vous nous contacter ?

Comme indiqué ci-dessus, le Bailleur reste donc le Responsable du Traitement de vos Données à Caractère Personnel. Zapfloor, en tant que Sous-Traitant, ne Traitera vos Données à Caractère Personnel qu'au nom du Bailleur et suivant ses instructions. Cela signifie que le Bailleur est responsable de vous fournir les informations sur la manière dont vos Données à Caractère Personnel sont Traitées. Pour savoir comment le Bailleur Traite vos informations en règle générale, veuillez contacter le Bailleur.

Nonobstant ce qui précède, Zapfloor a nommé un responsable de la protection de la vie privée, que vous pouvez contacter. Veuillez noter que toutes les questions concernant votre vie privée et le Traitement de vos Données à Caractère Personnel seront transmises au Bailleur, qui sera chargé de répondre à vos questions et demandes.

Responsable de la protection de la vie privée

Adresse Email : [email protected]

3. Quelles sont les Données à Caractère Personnel Traitées ?

Zapfloor Traite différentes catégories de Données à Caractère Personnel.

Si vous êtes locataire, les Données à Caractère Personnel suivantes peuvent être Traitées par Zapfloor via la Plateforme :

Information du profil

Les Données à Caractère Personnel telles que le nom, l'adresse, l'adresse électronique, le numéro de téléphone, la date de naissance, une photo du visage, le nom d'utilisateur, la fonction, la description du poste, le nom de la société, la description personnelle (bio), les liens vers les médias sociaux, le numéro de compte bancaire IBAN, le code PIN pour l'accès aux portes, etc.

Information technique

Les Données à Caractère Personnel telles que les données des ordinateurs, téléphones ou autres appareils sur lesquels vous utilisez la Plateforme, votre adresse IP, le type de navigateur, etc.

Information sur l’utilisation, l’historique et les journaux de bord

Les Données à Caractère Personnel telles que la durée d'utilisation de la Plateforme, la date et l'heure d'utilisation de la Plateforme et par conséquent également la date et l'heure d'utilisation du bâtiment du Bailleur, le lieu à partir duquel vous vous êtes connecté à la Plateforme, etc.

Cookies

Pour plus d'informations, veuillez consulter notre Politique en matière de Cookies.

Si vous êtes un visiteur, les Données à Caractère Personnel suivantes peuvent être Traitées par Zapfloor via l'Application :

Information d’identification

Les Données à Caractère Personnel telles que le nom, l'adresse, l'adresse électronique, le numéro de téléphone, la date de naissance, la fonction, la description de la fonction, le nom de la société, le nom de la société à laquelle vous rendez visite, etc.

Historique et journaux de bord

Les Données à Caractère Personnel de l'historique et journaux de bord telles que la date et l'heure de la visite du visiteur, la durée de la visite, etc.

Lorsque les Données à Caractère Personnel d'un tiers sont divulguées via la Plateforme / l'Application ou en vue de l'utilisation de la Plateforme / l'Application, la personne qui communique les Données à Caractère Personnel garantit qu'elle a informé ce tiers et qu'elle a reçu tous les consentements nécessaires pour communiquer les Données à Caractère Personnel du tiers.

4. Quels sont les objectifs et les motifs du Traitement de vos Données à Caractère Personnel ?

La finalité et les principes du Traitement de vos Données à Caractère Personnel dépendent principalement de la catégorie de Données à Caractère Personnel concernée. Vous trouverez ci-dessous un aperçu de la finalité et du fondement des différentes Données à Caractère Personnel que nous Traitons.

Si vous êtes locataire, vos Données à Caractère Personnel seront Traitées par Zapfloor aux fins et en vertu des bases juridiques énoncées ci-dessous :

Information du profil

Finalité

Les Données à Caractère Personnel seront Traitées pour la création d'un profil sur la Plateforme ce qui vous permettra d'accéder à la Plateforme et d'utiliser la Plateforme avec toutes ses fonctionnalités.
 

Base juridique

Exécution du contrat

Information technique

Finalité

Les Données à Caractère Personnel seront Traitées à des fins statistiques et afin de simplifier l'utilisation de la Plateforme et d'améliorer son fonctionnement.
 

Base juridique

Exécution du contrat

Information sur l’utilisation, l’historique et les journaux de bord

Finalité

Les Données à Caractère Personnel seront Traitées afin de contrôler votre utilisation de la Plateforme et par conséquent votre utilisation du bâtiment du Bailleur.
 

Base juridique

Exécution du contrat

Cookies

  

Pour plus d'informations, veuillez consulter notre Politique en matière de Cookies.

Si vous êtes un visiteur, vos Données à Caractère Personnel seront Traitées par Zapfloor aux fins et en vertu des bases juridiques énoncées ci-dessous :

Information d’identification

Finalité

Les Données à Caractère Personnel des visiteurs seront Traitées pour des raisons de sécurité, pour garder une trace des personnes présentes dans le bâtiment, pour l'enregistrement et le départ des visiteurs, pour informer les locataires et le Bailleur sur les visiteurs et à des fins statistiques.
 

Base juridique

Intérêt légitime

Historique et journaux de bord

Finalité

Les Données à Caractère Personnel des visiteurs seront Traitées pour des raisons de sécurité, pour garder une trace du nombre de personnes présentes dans le bâtiment, pour l'enregistrement et le départ des visiteurs et à des fins statistiques.
 

Base juridique

Intérêt légitime

Le Traitement de certaines des Données à Caractère Personnel susmentionnées par Zapfloor pourrait être fondé sur l'intérêt légitime de Zapfloor. Le fait que Zapfloor Traite ces Données à Caractère Personnel vous profite également en tant qu'utilisateur de la Plateforme ou de l'Application. En outre, compte tenu du type de Données à Caractère Personnel, le Traitement ne devrait pas créer de risque pour les droits et libertés fondamentaux des utilisateurs de la Plateforme ou de l'Application.

Le Traitement de certaines des Données à Caractère Personnel susmentionnées par Zapfloor et d'autres informations que vous pourriez divulguer, est nécessaire à l'exécution du contrat. Si vous refusez de fournir ces Données à Caractère Personnel, Zapfloor ne sera pas en mesure de respecter certaines de ses obligations.

Le consentement que vous donnez est toujours libre, et vous avez le droit de le retirer à tout moment. Le retrait du consentement n'affecte pas le Traitement des Données à Caractère Personnel (i) avant ce retrait, (ii) sur la base d'une autre base juridique légitime pour le Traitement des Données à Caractère Personnel, et (iii) dans le cas d'un intérêt légitime du Traitement.

5. Collecte et partage des Données à Caractère Personnel

Zapfloor reçoit vos Données à Caractère Personnel lorsque :

  • Vous créez un profil sur la Plateforme ;
  • Vous utilisez la Plateforme ;
  • Vous utilisez l'Application ;
  • Lorsque le Bailleur partage des informations vous concernant par le biais de la Plateforme ou de l'Application ;
  • …

Zapfloor partagera toujours vos Données à Caractère Personnel de manière minimale. Cependant, il arrive que Zapfloor ait besoin de partager des Données à Caractère Personnel avec des tiers. Vous donnez donc votre consentement explicite pour partager vos Données à Caractère Personnel comme décrit dans cette Politique de Confidentialité.

Les Sous-Traitants ultérieurs de Zapfloor agissent toujours sous la responsabilité de Zapfloor. Si Zapfloor fait appel à des Sous-Traitants ultérieurs, cela se fera toujours conformément à un contrat de Sous-Traitance de Données qui répond aux exigences de la RGPD et qui protège au mieux vos Données à Caractère Personnel.

Zapfloor peut partager vos Données à Caractère Personnel avec des tiers pour le stockage et le Traitement de vos Données à Caractère Personnel, pour vous envoyer du contenu, pour optimiser la Plateforme ou l'Application, etc…

Zapfloor ne partagera ni ne vendra jamais vos Données à Caractère Personnel avec ou à des entreprises commerciales.

Si vous êtes dirigé, via la Plateforme ou l'Application, vers une autre application, plateforme ou site web, d'autres conditions générales et d'autres politiques de confidentialité et de cookies peuvent s'appliquer. Nous vous encourageons à lire ces conditions générales et les politiques en matière de confidentialité et de cookies des autres applications, plateformes et sites web que vous visitez.

6. Transfert de Données à Caractère Personnel vers des pays hors de l'Espace Économique Européen (EEE)

En principe, Zapfloor ne transfère pas vos Données à Caractère Personnel vers des pays hors de l'EEE. Il est toutefois possible que Zapfloor - par l'intermédiaire de ses Sous-Traitants ultérieurs - transfère vos Données à Caractère Personnel vers des pays hors de l'EEE. Si une protection des Données à Caractère Personnel moins stricte que dans l'EEE s'applique dans un pays spécifique, Zapfloor veillera alors à ce que le même niveau de protection soit atteint (par exemple en concluant un accord avec le Sous-Traitant ultérieur situé dans un pays hors EEE).

7. Comment mes Données à Caractère Personnel seront-elles conservées ?


Si vous êtes locataire, vos Données à Caractère Personnel seront conservées aussi longtemps que le Bailleur reste notre client ou jusqu'à ce que le Bailleur demande à Zapfloor de lui restituer ou de supprimer vos Données à Caractère Personnel.

Si vous êtes un visiteur, vos Données à Caractère Personnel seront conservées aussi longtemps que le Bailleur reste notre client ou jusqu'à ce que le Bailleur demande à Zapfloor de lui restituer ou de supprimer vos Données à Caractère Personnel.

Zapfloor conserve vos Données à Caractère Personnel dans ses propres bases de données et/ou dans les bases de données de ses Sous-Traitants ultérieurs. Vous pouvez demander à Zapfloor, via le Bailleur, de vous fournir une copie de la liste de ces Sous-Traitants ultérieurs à tout moment.

8. Comment mes Données à Caractère Personnel sont-elles sauvegardées ?

Zapfloor a mis au point des mesures techniques et organisationnelles appropriées, des garanties et des assurances pour Traiter vos Données à Caractère Personnel conformément aux réglementations belge et européenne en vigueur, en particulier pour protéger vos Données à Caractère Personnel contre la perte, l'utilisation abusive ou la modification non autorisée. Zapfloor dispose d'une équipe de techniciens, de systèmes automatisés et de technologies avancées, telles que :

  • Cryptage des données
  • Procédure de récupération pour la restauration de l'Application / de la Plateforme dans un autre lieu en cas de problème technique majeur
  • Seules les personnes autorisées ont accès aux Données à Caractère Personnel
  • Protection par mot de passe
  • Procédure en cas de violation des données
  • Journaux d'activité
  • Centres de données sécurisés

Zapfloor fait tous les efforts raisonnables et appropriés pour protéger la confidentialité de vos Données à Caractère Personnel.

Malgré les mesures susmentionnées prises par Zapfloor, vous devez rester conscient qu'il existe toujours des risques liés à l'envoi de Données à Caractère Personnel sur Internet. La sécurité et la protection de vos Données à Caractère Personnel ne peuvent jamais être totalement garanties.

9. Quels sont les droits dont je bénéficie ?

Si et seulement dans la mesure où cela est prévu par les réglementations belge et européenne applicables, vous avez le droit de :

  1. recevoir la confirmation que Zapfloor Traite vos Données à Caractère Personnel et, le cas échéant, d'accéder aux Données à Caractère Personnel que Zapfloor Traite ;
  2. faire corriger par Zapfloor, sans retard injustifié, toute Données à Caractère Personnel inexactes ou incomplètes ;
  3. faire supprimer vos Données à Caractère Personnel par Zapfloor ;
  4. obtenir vos Données à Caractère Personnel et de les transférer à un autre Responsable du Traitement ou Sous-Traitant ;
  5. obtenir de Zapfloor une limitation du Traitement de vos Données à Caractère Personnel, dans la mesure du possible, sous réserve des réglementations belge et européenne applicables ;
  6. recevoir vos Données à Caractère Personnel dans un format structuré, commun et lisible par une machine ;
  7. empêcher le Traitement de vos Données à Caractère Personnel et l'utilisation de vos Données à Caractère Personnel à des fins de marketing direct. ;

Vous pouvez exercer ces droits en contactant le Responsable du Traitement, qui est le Bailleur. Comme nous sommes le Sous-Traitant, nous transmettrons vos questions et demandes concernant vos droits au Responsable du Traitement ;

Vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle compétente, si et dans la mesure prévue par les réglementations belge et européenne applicables, lorsque le Traitement de vos Données à Caractère Personnel enfreint la réglementation applicable. En Belgique, il s'agit de l'Autorité de Protection des Données (APD).

10. Modifications de la présente Politique de Confidentialité

Zapfloor peut modifier cette Politique de Confidentialité à tout moment. La date de la version la plus récente est indiquée dans le coin supérieur gauche de la Politique de Confidentialité. Les modifications sont disponibles dans la Plateforme ou l'Application afin de vous tenir informé à tout moment des informations que Zapfloor collecte et de la manière dont nous utilisons et partageons ces informations.

Les versions modifiées de cette Politique de Confidentialité prennent effet dix (10) jours après leur publication sur la Plateforme ou l'Application. Le cas échéant, elles seront toujours soumises pour approbation.

11. Consentement à la divulgation des Donnés à Caractère Personnel

Vous reconnaissez, confirmez et acceptez expressément que nous puissions divulguer vos Données à Caractère Personnel si cela est requis par la loi ou si Zapfloor détermine en toute bonne foi qu'une telle divulgation est nécessaire :

  1. pour se conformer à toute enquête judiciaire, ordonnance judiciaire ou litige en cours concernant la Plateforme ou l'Application ;
  2. afin de contraindre au respect des conditions générales de Zapfloor ;
  3. pour répondre à des plaintes contre Zapfloor concernant des Données à Caractère Personnel qui violent les droits de tiers ;
  4. pour sauvegarder les droits, la propriété et la sécurité de Zapfloor, de ses employés, des utilisateurs et du grand public.

Zapfloor peut divulguer vos Données à Caractère Personnel aux autorités policières ou judiciaires compétentes ou à d'autres autorités gouvernementales officielles si Zapfloor le juge utile ou nécessaire, à sa seule discrétion, pour l'enquête sur une fraude, une violation de la propriété intellectuelle ou toute autre activité préjudiciable, ou si Zapfloor soupçonne raisonnablement que cette activité peut exposer Zapfloor ou vous-même à une quelconque responsabilité.

12. Responsabilité

Si Zapfloor a légitimement transmis vos Données à Caractère Personnel à un tiers (n'étant pas un Sous-Traitant ultérieur), Zapfloor ne peut être tenu responsable de tout dommage direct ou indirect résultant d'un Traitement défectueux ou illégal ou d'une utilisation illégale par ce tiers.

Zapfloor n'est pas non plus responsable lorsque des tiers Traitent ou utilisent vos Données à Caractère Personnel de manière illégitime et que Zapfloor a pris les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour aller à l'encontre de ce Traitement ou de cette utilisation illégitime.

Zapfloor n'est responsable des dommages directs causés par le Traitement de vos Données à Caractère Personnel que lorsque Zapfloor n'a pas respecté ses obligations spécifiques en tant que Sous-Traitant dans le cadre de la RGPD. Zapfloor ne peut en aucun cas être tenu responsable de pertes ou de dommages spéciaux, accidentels, indirects ou consécutifs.

13. Droit applicable et juridiction

La présente Politique de Confidentialité est régie, interprétée et mise en œuvre conformément au droit belge, qui s'applique exclusivement en cas de litige.

Les tribunaux d'Anvers, division d'Anvers (Belgique) sont exclusivement compétents pour statuer sur tout litige pouvant découler de l'interprétation ou de la mise en œuvre de la présente Politique de Confidentialité, sans préjudice de votre droit de présenter un litige devant le tribunal compétent sur la base d'une disposition légale impérative.

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