PRIVACY VERKLARING ZAPFLOOR BV – DIRECT MARKETING

1. Inleiding

Deze Privacy Verklaring is van toepassing op het Zapfloor platform, beschikbaar via https://app.zapfloorhq.com/login (het “Platform”), eigendom van:

Zapfloor BV

Van immerseelstraat 66

2018 AntwerpEN (Belgium)

Ondernemingsnummer : BE 0639.786.759

hierna “Zapfloor”, “wij” of “ons”.

Het Platform werd in licentie gegeven aan de “Verhuurder”, zijnde de eigenaar van een business centrum, een coworking plaats, een flexieble werkplaats, etc. De Persoonsgegevens die door Zapfloor worden verwerkt zijn Persoonsgegevens die door de gebruiker zelf worden ingevoerd in het Platform.

Zapfloor vindt de bescherming van uw persoonlijke levenssfeer uiterst belangrijk en wil u – als gebruiker van het Platform– zoveel mogelijk informeren over wat er met uw Persoonsgegevens en uw privacy gebeurt.

Alle benamingen met hoofdletter die niet gedefinieerd zijn in deze Verklaring, hebben de betekenis zoals gedefinieerd in de verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (“Algemene Verordening Gegevensbescherming” of “AVG”).

Door het Platform en akkoord te gaan met deze Privacy Verklaring, gaat u uitdrukkelijk akkoord met de wijze waarop Zapfloor uw Persoonsgegevens verzamelt en Verwerkt, zoals in deze Privacy Verklaring is beschreven.

2. Wie verwerkt uw Persoonsgegevens en hoe kan u ons bereiken?

Zapfloor is de Verwerkingsverantwoordelijke van uw Persoonsgegevens die worden Verwerkt in het kader van direct marketing activiteiten door Zapfloor.

Zapfloor heeft een privacy verantwoordelijke aangesteld die u steeds kan contacteren voor al uw vragen en verzoeken m.b.t. uw persoonlijke levenssfeer en de Verwerking van uw Persoonsgegevens. De privacy verantwoordelijke kan worden gecontacteerd via:

Privacy verantwoordelijke

E-mailadres: [email protected]

3. Welke Persoonsgegevens worden verwerkt?

Zapfloor verwerkt verschillende categorieën van Persoonsgegevens in het kader van diens direct marketing activiteiten:

Contact informatie

Persoonsgegevens waaronder naam en e-mailadres

4. Wat is het doel en de grondslag van de verwerking van uw Persoonsgegevens?

Het doel en de grondslag van de Verwerking van uw Persoonsgegevens hangt voornamelijk af van de categorie van Persoonsgegevens waarover het gaat. Hieronder vindt u een overzicht van het doel en de grondslag van de verschillende Persoonsgegevens die wij Verwerken.

Indien u huurder bent, worden uw Persoonsgegeven verwerkt voor de volgende doeleinden en rechtsgronden:

Contact informatie

Doel

Persoonsgegevens worden Verwerkt voor het versturen van direct marketing berichten m.b.t. het Zapfloor Platform, andere Zapfloor producten, updates, evenementen, etc.

 

Grondslag

Toestemming


De Verwerking van bepaalde Persoonsgegevens zoals hierboven vermeld, gebeurt op basis van de toestemming die u geeft. De toestemming die u geeft is steeds vrij en u heeft steeds het recht om op ieder ogenblik uw toestemming in te trekken. Het intrekken van uw toestemming heeft geen invloed op de Verwerking van Persoonsgegevens (i) voorafgaand aan de intrekking van de toestemming, (ii) op basis van een legitieme grondslag voor de Verwerking van de Persoonsgegevens, en (iii) in geval van en gerechtvaardigd belang voor de Verwerking.

5. Intrekking van uw toestemming

Zapfloor zal uw Persoonlijke Gegevens gebruiken voor direct marketing doeleinden. Hierdoor kan Zapfloor u op de hoogte houden van het Platform, haar producten, updates, evenementen, etc. U geeft hiervoor uw uitdrukkelijke toestemming, maar u kunt deze toestemming ten allen tijde intrekken en bezwaar maken tegen de verwerking van uw Persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden voor zover deze verband houden met dergelijke direct marketing (gratis), door een e-mail te sturen naar [email protected].

6. Ontvangen en delen van Persoonsgegevens

Zapfloor ontvangt uw Persoonsgegevens die zij gebruikt voor direct marketing o.a. wanneer u een profiel aanmaakt op het Platform or wanneer u gebruik maakt van het Platform.

Zapfloor zal steeds op minimale wijze uw Persoonsgegevens delen. Soms is het echter noodzakelijk dat

Zapfloor Persoonsgegevens deelt met derden. U geeft hierbij dan ook uitdrukkelijk toestemming om uw Persoonsgegevens te delen zoals omschreven in deze Privacy Verklaring.

Subverwerkers van Zapfloor handelen steeds onder verantwoordelijkheid van Zapfloor. Indien Zapfloor beroep doet op subverwerkers zal dit altijd gebeuren onder een verwerkersovereenkomst die beantwoordt aan de vereisten van de AVG en uw Persoonsgegevens zo goed mogelijk beschermt. Zo zal Zapfloor gegevens delen met haar hosting partner(s) of voor het versturen van informatie naar u, etc.

Zapfloor verkoopt uw Persoonsgegevens nooit met- of aan commerciële ondernemingen.

7. Doorgifte van Persoonsgegevens naar landen buiten de EER

In principe geeft Zapfloor uw Persoonsgegevens niet door naar landen buiten de EER. Het is echter mogelijk dat Zapfloor – via haar subverwerkers - uw Persoonsgegevens wel doorgeeft naar landen buiten de EER. Indien er in een specifiek land een minder strikte bescherming geldt voor Persoonsgegevens als binnen de EER, zorgt Zapfloor er voor om een zelfde beschermingsniveau te bereiken (door bv. een overeenkomst hieromtrent af te sluiten met de subverwerker die zich bevindt in een land buiten de EER).

8. Hoe worden mijn Persoonsgegevens bewaard?

Uw Persoonsgegevens worden bewaard zolang (i) u gebruik maakt van het Platform, of (ii) totdat u Zapfloor vraag om uw Persoonsgegevens terug te geven of te verwijderen, of (iii) totdat u uw toestemming intrekt.

Zapfloor bewaart uw Persoonsgegevens in haar eigen databanken en/of in de databanken van haar subverwerkers. U kan steeds de geactualiseerde lijst van de subverwerkers van Zapfloor opvragen via de Verhuurder.

9. Hoe worden mijn Persoonsgegevens beveiligd?

Zapfloor heeft passende technische en organisatorische maatregelen, beschermingsmaatregelen en waarborgen uitgewerkt om uw Persoonsgegevens te Verwerken overeenkomstig de toepasselijke Belgische en Europese regelgeving, en in het bijzonder, zonder daartoe beperkt te zijn, om uw Persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, fout gebruik of ongeoorloofde wijzigingen. Zapfloor gebruikt een team van technici, geautomatiseerde systemen en geavanceerde technologie zoals:

  • Data encryptie
  • Herstel procedure voor het herstellen van de Platform op een alternatieve locatie in geval van een groot technisch probleem
  • Enkel geautoriseerde personen hebben toegang tot Persoonsgegevens
  • Wachtwoord beveiliging
  • Data breach procedure
  • Activiteiten logs
  • Beveiligde datacenters

Zapfloor stelt alles in het werk om de vertrouwelijkheid van uw persoonlijke gegevens te beschermen.

Ondanks de voormelde maatregelen van Zapfloor dient u er zich van bewust te zijn dat er steeds risico’s verbonden zijn aan het verzenden van Persoonsgegevens over het internet. De veiligheid en bescherming van uw Persoonsgegevens kan nooit volledig worden gegarandeerd.

10. Welke rechten heb ik?

Indien en voor zover voorzien in de toepasselijke Belgische en Europese regelgeving, heeft u het recht:

  1. op een bevestiging of Zapfloor uw Persoonsgegevens al dan niet Verwerkt en, in voorkomend geval, op toegang tot de Persoonsgegevens die Zapfloor Verwerkt;
  2. op verbetering door Zapfloor, zonder onnodige vertraging, van onnauwkeurige of onvolledige Persoonsgegevens;
  3. om uw Persoonsgegevens te laten wissen door Zapfloor;
  4. om uw Persoonsgegevens te verkrijgen en ze aan een andere Verantwoordelijke of Verwerker over te dragen;
  5. om van Zapfloor de beperking van de verwerking van uw Persoonsgegevens te verkrijgen, voor zover dit mogelijk is;
  6. om uw Persoonsgegevens toegestuurd te krijgen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machine-leesbaar format, voor zover mogelijk onder de toepasselijke Belgische en Europese regelgeving;
  7. om bezwaar te maken tegen de Verwerking van uw Persoonsgegevens en tegen het gebruik van uw Persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden.

Deze rechten kan u uitoefenen door contact op te nemen met de privacy verantwoordelijke van Zapfloor en hem/haar een kopie van uw identiteitskaart bezorgen (een identificatienummer mag niet zichtbaar zijn).

Indien en voor zover voorzien in de toepasselijke Belgische en Europese regelgeving, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit indien de Verwerking van uw Persoonsgegevens de toepasselijke regelgeving schendt. In België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit.

11. Wijzigingen aan deze Privacy Verklaring

Zapfloor kan deze Privacy Verklaring te allen tijde wijzigen. De datum van de laatst gewijzigde versie staat links bovenaan deze Privacy Verklaring. Wijzigingen worden op de Platform gepubliceerd zodat u te allen tijde op de hoogte blijft van de informatie die Zapfloor verzamelt, hoe Zapfloor deze informatie gebruikt en op welke manier Zapfloor deze informatie deelt.

Gewijzigde versies van deze Privacy Verklaring treden in werking tien (10) dagen na de publicatie ervan op de Platform en zullen, indien noodzakelijk, steeds ter goedkeuring worden voorgelegd.

12. Toestemming tot vrijgave

U erkent, bevestigt en geeft uitdrukkelijk de toestemming aan Zapfloor om uw Persoonsgegevens bekend te maken indien dit wettelijk vereist is of indien Zapfloor te goeder trouw oordeelt dat dergelijke bekendmaking vereist is om:

  1. te voldoen aan een lopend gerechtelijk onderzoek, gerechtelijk bevel of juridisch proces met betrekking tot het Platform;
  2. de algemene voorwaarden van Zapfloor af te dwingen;
  3. te reageren op vorderingen tegen Zapfloor naar aanleiding van Persoonsgegevens die de rechten van derden schenden;
  4. de rechten, eigendom en veiligheid van Zapfloor , haar werknemers, gebruikers en het publiek te vrijwaren.

Zapfloor mag uw Persoonsgegevens bekend maken aan bevoegde politionele of gerechtelijke autoriteiten of andere officiële overheidsinstanties indien Zapfloor dit, naar eigen oordeel, noodzakelijk of nuttig acht in verband met een onderzoek naar fraude, inbreuken op intellectuele eigendom of elke andere schadelijke activiteit, of indien Zapfloor redelijkerwijs mag vermoeden dat dergelijke activiteit Zapfloor of uzelf kan blootstellen aan aansprakelijkheid.

13. Aansprakelijkheid

Indien Zapfloor uw Persoonsgegevens rechtmatig aan een derde (andere dan een subverwerker) heeft bezorgd, is Zapfloor niet aansprakelijk voor enige directe of indirecte schade die het gevolg is van een foutieve of onrechtmatige verwerking of onrechtmatige gebruik van uw Persoonsgegevens door die derde.

Zapfloor is evenmin aansprakelijk indien derden uw Persoonsgegevens onrechtmatig Verwerken of gebruiken en Zapfloor passende technische en organisatorische maatregelen heeft getroffen om dergelijke onrechtmatige verwerking of gebruik tegen te gaan.

Zapfloor is enkel aansprakelijk voor directe schade in gevolge de Verwerking van uw Persoonsgegevens op een manier die niet overeenstemt met de verplichtingen van Zapfloor als Verwerker op basis van de AVG. In geen geval is Zapfloor aansprakelijk voor specifieke, incidentele, indirecte of gevolg schade.

14. Toepasselijk recht en bevoegdheidsbeding

Deze Privacy Verklaring wordt beheerst, geïnterpreteerd en uitgevoerd in overeenstemming met het Belgische recht, dat exclusief van toepassing bij elk eventueel geschil.

De rechtbanken van het rechtsgebied Antwerpen, afdeling Antwerpen (België), zijn exclusief bevoegd om te oordelen over elk geschil dat zou kunnen voortvloeien uit de interpretatie of de uitvoering van deze Privacy Verklaring, behoudens uw recht om een geschil voor te dragen bij de bevoegde rechter op basis van een dwingende wetsbepaling.

Back to overview