PRIVACY VERKLARING ZAPFLOOR BV

 

1. Inleiding

Deze Privacy Verklaring is van toepassing op het Zapfloor platform, beschikbaar via https://app.zapfloorhq.com/login (het “Platform”) en de Visitor Management Software Applicatie (de “Applicatie”), eigendom van:

Zapfloor BV

Van immerseelstraat 66

2018 Anvers (Belgique)

Ondernemingsnummer : BE 0639.786.759

hierna “Zapfloor”, “wij” of “ons”.

Het Platform en/of de Applicatie werden in licentie gegeven aan de “Verhuurder” (zoals hierna gedefinieerd).

 

Het Platform

Het Platform is een SaaS oplossing die de Verhuurder van een business centrum, een coworking plaats, een flexieble werkplaats, etc. (de “Verhuurder”) toelaat om (een deel van) deze ruimtes te verhuren aan huurders en om alle processen die betrekking hebben op deze ruimtes en de huurders te beheren en te centraliseren via het Platform.

Indien u huurder bent van (een deel van) een gebouw, dan blijft de Verhuurder de Verwerkingsverantwoordelijke van uw Persoonsgegevens. Zapfloor, in zijn hoedanigheid van Verwerker, zal uw Persoonsgegevens enkel Verwerken voor rekening van de Verhuurder en op basis van diens instructies. Dit betekent dat de Verhuurder verantwoordelijk is voor het verschaffen van informatie aan u met betrekking tot de Verwerking van uw Persoonsgegevens. Voor meer informatie over hoe de Verhuurder omgaat met uw informatie in het algemeen, gelieve contact op te nemen met de Verhuurder.

De Persoonsgegevens die door Zapfloor worden verwerkt zijn ofwel (i) Persoonsgegevens die door de gebruiker zelf worden ingevoerd in het Platform; (ii) Persoonsgegevens verstrekt door de Verhuurder; of (iii) data feed van door de Verhuurder geautoriseerde derden. Zapfloor kan mogelijks bijkomende Persoonsgegevens Verwerken op verzoek van de Verhuurder.

De Applicatie

De Applicatie is een software via dewelke (i) de Verhuurder van een gebouw informatie kan verzamelen over alle bezoekers in het gebouw, (ii) de huurder van (een deel van het gebouw) informatie kan verzamelen over zijn bezoekers.

Indien u een bezoeker bent in het gebouw, dan blijft de Verhuurder de Verwerkingsverantwoordelijke van uw Persoonsgegevens. Zapfloor, in zijn hoedanigheid van Verwerker, zal uw Persoonsgegevens enkel Verwerken voor rekening van de Verhuurder en op basis van diens instructies. Dit betekent dat de Verhuurder verantwoordelijk is voor het verschaffen van informatie aan u met betrekking tot de Verwerking van uw Persoonsgegevens. Voor meer informatie over hoe de Verhuurder omgaat met uw informatie in het algemeen, gelieve contact op te nemen met de Verhuurder.

De Persoonsgegevens die door Zapfloor worden zijn ofwel (i) Persoonsgegevens die door de bezoeker zelf worden ingevoerd in de Applicatie; (ii) Persoonsgegevens verstrekt door de Verhuurder; of (iii) data feed van door de Verhuurder geautoriseerde derden. Zapfloor kan mogelijks bijkomende Persoonsgegevens Verwerken op verzoek van de Verhuurder.

Zapfloor vindt de bescherming van uw persoonlijke levenssfeer uiterst belangrijk en wil u – als gebruiker van het Platform of de Applicatie – zoveel mogelijk informeren over wat er met uw Persoonsgegevens en uw privacy gebeurt, onverminderd de verplichtingen van de Verhuurder die de uiteindelijke verantwoordelijke is voor het verstrekken van alle noodzakelijke informatie.

Alle benamingen met hoofdletter die niet gedefinieerd zijn in deze Verklaring, hebben de betekenis zoals gedefinieerd in de verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (“Algemene Verordening Gegevensbescherming” of “AVG”).

Door het Platform of de Applicatie te gebruiken, uw Persoonsgegevens te delen en akkoord te gaan met deze Privacy Verklaring, gaat u uitdrukkelijk akkoord met de wijze waarop Zapfloor uw Persoonsgegevens verzamelt en Verwerkt, zoals in deze Privacy Verklaring is beschreven.

2. Wie verwerkt uw Persoonsgegevens en hoe kan u ons bereiken?

Zoals hierboven uiteengezet, blijft de Verhuurder de Verwerkingsverantwoordelijke van uw Persoonsgegevens. Zapfloor, in zijn hoedanigheid van Verwerker, zal uw Persoonsgegevens enkel Verwerken voor rekening van de Verhuurder en op basis van diens instructies. Dit betekent dat de Verhuurder verantwoordelijk is voor het verschaffen van informatie aan u met betrekking tot de Verwerking van uw Persoonsgegevens. Voor meer informatie over hoe de Verhuurder omgaat met uw informatie in het algemeen, gelieve contact op te nemen met de Verhuurder.

Niettegenstaande het voorgaande heeft Zapfloor een privacy verantwoordelijke aangesteld die u steeds kan contacteren. Gelieve er rekening mee te houden dat al uw vragen en verzoeken m.b.t. uw persoonlijke levenssfeer en de Verwerking van uw Persoonsgegevens zullen worden doorgestuurd naar de Verhuurder, die verantwoordelijk is voor het beantwoorden van uw vragen en verzoeken.

Privacy verantwoordelijke

E-mailadres: [email protected]

3. Welke Persoonsgegevens worden verwerkt?

Zapfloor verwerkt verschillende categorieën van Persoonsgegevens.

Indien u huurder bent, kunnen de volgende categorieën van Persoonsgegevens mogelijks worden verwerkt via het Platform:

Profiel informatie

Persoonsgegevens waaronder naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, een foto van het aangezicht, gebruikersnaam, jobtitel, functiebeschrijving, bedrijfsnaam, persoonlijke omschrijving (bio), sociale media links, IBAN bankrekeningnummer, PIN code nummer voor deurtoegang, etc.

Technische informatie

Persoonsgegevens waaronder gegevens over de computer, telefoon of ander apparaat waarmee u het Platform bezoekt, uw IP adres, browser type, etc.

Gebruiksinformatie, geschiedenis en logs

Persoonsgegevens waaronder duurtijd van het gebruik van het Platform, datum en tijdstip van het gebruik van het Platform en bijgevolg van het gebouw van de Verhuurder, locatie vanaf waar u inlogt in het Platform, etc.

Cookies

Voor meer informatie, zie onze Cookies Policy

Indien u bezoeker bent, kunnen de volgende categorieën van Persoonsgegevens mogelijks worden verwerkt via de Applicatie:

Identificatie informatie

Persoonsgegevens waaronder naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, jobtitel, functiebeschrijving, bedrijfsnaam, naam van het bedrijf dat u komt bezoeken, etc.

Geschiedenis en logs

Persoonsgegevens waaronder datum en tijdstip van uw bezoek, duurtijd van uw bezoek, etc.

Indien Persoonsgegevens van een derde worden bekend gemaakt via het Platform / de Applicatie of met het oog op het gebruik van het Platform / de Applicatie garandeert de persoon die de Persoonsgegevens meedeelt dat hij de derde hierover heeft geïnformeerd en dat hij alle noodzakelijke toestemmingen heeft verkregen van deze derde.

4. Wat is het doel en de grondslag van de verwerking van uw Persoonsgegevens?

Het doel en de grondslag van de Verwerking van uw Persoonsgegevens hangt voornamelijk af van de categorie van Persoonsgegevens waarover het gaat. Hieronder vindt u een overzicht van het doel en de grondslag van de verschillende Persoonsgegevens die wij Verwerken.

Indien u huurder bent, worden uw Persoonsgegeven verwerkt voor de volgende doeleinden en rechtsgronden:

Profiel informatie

Doel

Persoonsgegevens worden Verwerkt voor het aanmaken van een profiel op het Platform dat er voor zorgt dat u toegang heeft tot het Platform alsook het Platform met al zijn functionaliteiten kan gebruiken.

 

Grondslag

Uitvoering van de overeenkomst

Technische informatie

Doel

Persoonsgegevens worden Verwerkt voor statistische doeleinden alsook om het gebruik van het Platform te vereenvoudigen en zijn werking te verbeteren.

 

Grondslag

Uitvoering van de overeenkomst

Gebruiksinformatie, geschiedenis en logs

Doel

Persoonsgegevens worden Verwerkt met het oog op het minitoren van uw gebruik van het Platform en bijgevolg ook van uw gebruik van het gebouw van de Verhuurder.

 

Grondslag

Uitvoering van de overeenkomst

Cookies

 

Voor meer informatie, zie onze Cookies Policy

Indien u bezoeker bent, worden uw Persoonsgegeven verwerkt voor de volgende doeleinden en rechtsgronden:

Identificatie informatie

Doel

Persoonsgegevens van bezoekers worden verwerkt voor veiligheidsredenen, om na te gaan welke personen aanwezig zijn een gebouw, voor het in en uit checken van bezoekers, om huurders en de Verhuurder te informeren over bezoeker en voor statistische doeleinden.

 

Grondslag

Gerechtvaardigd belang

Geschiedenis en logs

Doel

Persoonsgegevens van bezoekers worden Verwerkt voor veiligheidsredenen, om het aantal personen dat aanwezig is een gebouw bij te houden, voor het in en uit checken van bezoekers en voor statistische doeleinden.

 

Grondslag

Gerechtvaardigd belang


De Verwerking van bepaalde Persoonsgegevens zoals hierboven vermeld, gebeurt mogelijks op basis van Zapfloor’s gerechtvaardigd belang. Het gegeven dat Zapfloor deze Persoonsgegevens Verwerkt, komt uiteindelijk ook ten goede van u als gebruikers van het Platform of de Applicatie. Gelet op de Persoonsgegevens die worden verzameld, is er hoe dan ook geen schending mogelijk van de grondrechten en/of fundamentele vrijheden van de gebruikers van het Platform of de Applicatie.

De Verwerking van Persoonsgegevens door Zapfloor en andere informatie die u vrijgeeft, is mogelijks noodzakelijk gelet op de uitvoering van de overeenkomst. In het geval dat u weigert om deze Persoonsgegevens te verschaffen, zal Zapfloor haar verplichtingen niet kunnen nakomen.

De toestemming die u geeft is steeds vrij en u heeft steeds het recht om op ieder ogenblik uw toestemming in te trekken. Het intrekken van uw toestemming heeft geen invloed op de Verwerking van Persoonsgegevens (i) voorafgaand aan de intrekking van de toestemming, (ii) op basis van een legitieme grondslag voor de Verwerking van de Persoonsgegevens, en (iii) in geval van en gerechtvaardigd belang voor de Verwerking.

5. Ontvangen en delen van Persoonsgegevens

Zapfloor ontvangt uw Persoonsgegevens o.a. wanneer:

  • U een profiel aanmaakt op het Platform;
  • U gebruik maakt van het Platform;
  • U gebruik maakt van de Applicatie;
  • Wanneer de Verhuurder informatie over u deelt via het Platform of de Applicatie;

Zapfloor zal steeds op minimale wijze uw Persoonsgegevens delen. Soms is het echter noodzakelijk dat Zapfloor Persoonsgegevens deelt met derden. U geeft hierbij dan ook uitdrukkelijk toestemming om uw Persoonsgegevens te delen zoals omschreven in deze Privacy Verklaring.

Subverwerkers van Zapfloor handelen steeds onder verantwoordelijkheid van Zapfloor. Indien Zapfloor beroep doet op subverwerkers zal dit altijd gebeuren onder een verwerkersovereenkomst die beantwoordt aan de vereisten van de AVG en uw Persoonsgegevens zo goed mogelijk beschermt.

Zo zal Zapfloor gegevens delen met haar hosting partner(s), het versturen van informatie naar u, het optimaliseren van het Platform of de Applicatie, etc.

Zapfloor verkoopt uw Persoonsgegevens nooit met- of aan commerciële ondernemingen.

Wanneer u, via het Platform of de Applicatie, zou worden doorverwezen naar een ander platform, applicatie of website moet u er rekening mee houden dat andere algemene voorwaarden en andere privacy en cookie verklaringen van toepassing zijn. Wij die voor die website of applicatie van toepassing zijn. Wij raden u aan om de algemene voorwaarden, privacy en cookie verklaringen van deze platformen, websites en applicaties te lezen.

6. Doorgifte van Persoonsgegevens naar landen buiten de EER

In principe geeft Zapfloor uw Persoonsgegevens niet door naar landen buiten de EER. Het is echter mogelijk dat Zapfloor – via haar subverwerkers - uw Persoonsgegevens wel doorgeeft naar landen buiten de EER. Indien er in een specifiek land een minder strikte bescherming geldt voor Persoonsgegevens als binnen de EER, zorgt Zapfloor er voor om een zelfde beschermingsniveau te bereiken (door bv. een overeenkomst hieromtrent af te sluiten met de subverwerker die zich bevindt in een land buiten de EER).

7. Hoe worden mijn Persoonsgegevens bewaard?

Indien u huurder bent worden uw persoonsgegevens bewaard zolang de Verhuurder onze klant blijft of totdat de Verhuurder Zapfloor vraagt om uw persoonsgegevens terug te geven of te verwijderen.

Indien u bezoeker bent worden uw persoonsgegevens bewaard zolang de Verhuurder onze klant blijft of totdat de Verhuurder Zapfloor vraagt om uw persoonsgegeven terug te geven of te verwijderen.

Zapfloor bewaart uw Persoonsgegevens in haar eigen databanken en/of in de databanken van haar subverwerkers. U kan steeds de geactualiseerde lijst van de subverwerkers van Zapfloor opvragen via de Verhuurder.

8. Hoe worden mijn Persoonsgegevens beveiligd?

Zapfloor heeft passende technische en organisatorische maatregelen, beschermingsmaatregelen en waarborgen uitgewerkt om uw Persoonsgegevens te Verwerken overeenkomstig de toepasselijke Belgische en Europese regelgeving, en in het bijzonder, zonder daartoe beperkt te zijn, om uw Persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, fout gebruik of ongeoorloofde wijzigingen. Zapfloor gebruikt een team van technici, geautomatiseerde systemen en geavanceerde technologie zoals:

  • Data encryptie
  • Herstel procedure voor het herstellen van de Applicatie/Platform op een alternatieve locatie in geval van een groot technisch probleem
  • Enkel geautoriseerde personen hebben toegang tot Persoonsgegevens
  • Wachtwoord beveiliging
  • Data breach procedure
  • Activiteiten logs
  • Beveiligde datacenters

Zapfloor stelt alles in het werk om de vertrouwelijkheid van uw persoonlijke gegevens te beschermen.

Ondanks de voormelde maatregelen van Zapfloor dient u er zich van bewust te zijn dat er steeds risico’s verbonden zijn aan het verzenden van Persoonsgegevens over het internet. De veiligheid en bescherming van uw Persoonsgegevens kan nooit volledig worden gegarandeerd.

9. Welke rechten heb ik?

Indien en voor zover voorzien in de toepasselijke Belgische en Europese regelgeving, heeft u het recht:

  1. op een bevestiging of Zapfloor uw Persoonsgegevens al dan niet Verwerkt en, in voorkomend geval, op toegang tot de Persoonsgegevens die Zapfloor Verwerkt;
  2. op verbetering door Zapfloor, zonder onnodige vertraging, van onnauwkeurige of onvolledige Persoonsgegevens;
  3. om uw Persoonsgegevens te laten wissen door Zapfloor;
  4. om uw Persoonsgegevens te verkrijgen en ze aan een andere Verantwoordelijke of Verwerker over te dragen;
  5. om van Zapfloor de beperking van de verwerking van uw Persoonsgegevens te verkrijgen, voor zover dit mogelijk is;
  6. om uw Persoonsgegevens toegestuurd te krijgen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machine-leesbaar format, voor zover mogelijk onder de toepasselijke Belgische en Europese regelgeving;
  7. om bezwaar te maken tegen de Verwerking van uw Persoonsgegevens en tegen het gebruik van uw Persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden.

Deze rechten kan u uitoefenen door contact op te nemen met Verwerkingsverantwoordelijke, zijnde de Verhuurder. Aangezien Zapfloor Verwerker is, en dus geen verwerkingsverantwoordelijke, zal Zapfloor al uw vragen en verzoeken m.b.t. de uitoefening van uw rechten doorgeven aan de Verwerkingsverantwoordelijke.

Indien en voor zover voorzien in de toepasselijke Belgische en Europese regelgeving, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit indien de Verwerking van uw Persoonsgegevens de toepasselijke regelgeving schendt. In België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit.

10. Wijzigingen aan deze Privacy Verklaring

Zapfloor kan deze Privacy Verklaring te allen tijde wijzigen. De datum van de laatst gewijzigde versie staat links bovenaan deze Privacy Verklaring. Wijzigingen worden op de Platform of de Applicatie gepubliceerd zodat u te allen tijde op de hoogte blijft van de informatie die Zapfloor verzamelt, hoe Zapfloor deze informatie gebruikt en op welke manier Zapfloor deze informatie deelt.

Gewijzigde versies van deze Privacy Verklaring treden in werking tien (10) dagen na de publicatie ervan op de Platform of de Applicatie en zullen, indien noodzakelijk, steeds ter goedkeuring worden voorgelegd.

11. Toestemming tot vrijgave

U erkent, bevestigt en geeft uitdrukkelijk de toestemming aan Zapfloor om uw Persoonsgegevens bekend te maken indien dit wettelijk vereist is of indien Zapfloor te goeder trouw oordeelt dat dergelijke bekendmaking vereist is om:

  1. te voldoen aan een lopend gerechtelijk onderzoek, gerechtelijk bevel of juridisch proces met betrekking tot het Platform of de Applicatie;
  2. de algemene voorwaarden van Zapfloor af te dwingen;
  3. te reageren op vorderingen tegen Zapfloor naar aanleiding van Persoonsgegevens die de rechten van derden schenden;
  4. de rechten, eigendom en veiligheid van Zapfloor , haar werknemers, gebruikers en het publiek te vrijwaren.

Zapfloor mag uw Persoonsgegevens bekend maken aan bevoegde politionele of gerechtelijke autoriteiten of andere officiële overheidsinstanties indien Zapfloor dit, naar eigen oordeel, noodzakelijk of nuttig acht in verband met een onderzoek naar fraude, inbreuken op intellectuele eigendom of elke andere schadelijke activiteit, of indien Zapfloor redelijkerwijs mag vermoeden dat dergelijke activiteit Zapfloor of uzelf kan blootstellen aan aansprakelijkheid.

12. Aansprakelijkheid

Indien Zapfloor uw Persoonsgegevens rechtmatig aan een derde (andere dan een subverwerker) heeft bezorgd, is Zapfloor niet aansprakelijk voor enige directe of indirecte schade die het gevolg is van een foutieve of onrechtmatige verwerking of onrechtmatige gebruik van uw Persoonsgegevens door die derde.

Zapfloor is evenmin aansprakelijk indien derden uw Persoonsgegevens onrechtmatig Verwerken of gebruiken en Zapfloor passende technische en organisatorische maatregelen heeft getroffen om dergelijke onrechtmatige verwerking of gebruik tegen te gaan.

Zapfloor is enkel aansprakelijk voor directe schade in gevolge de Verwerking van uw Persoonsgegevens op een manier die niet overeenstemt met de verplichtingen van Zapfloor als Verwerker op basis van de AVG. In geen geval is Zapfloor aansprakelijk voor specifieke, incidentele, indirecte of gevolg schade.

13. Toepasselijk recht en bevoegdheidsbeding

Deze Privacy Verklaring wordt beheerst, geïnterpreteerd en uitgevoerd in overeenstemming met het Belgische recht, dat exclusief van toepassing bij elk eventueel geschil.

De rechtbanken van het rechtsgebied Antwerpen, afdeling Antwerpen (België), zijn exclusief bevoegd om te oordelen over elk geschil dat zou kunnen voortvloeien uit de interpretatie of de uitvoering van deze Privacy Verklaring, behoudens uw recht om een geschil voor te dragen bij de bevoegde rechter op basis van een dwingende wetsbepaling.

Back to overview